Regulamin pracy i wynagradzania | Kiedy musisz go wprowadzić

Regulamin pracy i wynagradzania jest to dokument wymagany przez Kodeks Pracy. Każdy pracodawca w określonych warunkach ma obowiązek prawny, aby go wprowadzić do firmy. Regulamin pracy i wynagradzania określa prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników jakie panują w przedsiębiorstwie.

Regulamin pracy i wynagradzania ma za zadanie ustalić organizację, warunki zatrudnienia oraz warunki wynagradzania. Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy i wynagradzania zgodnie z obowiązującym prawem jest konieczny w przypadku, gdy zatrudniasz co najmniej 50 osób, lub jesteś objęty układem zbiorowym.

W przeciwnym razie obowiązuje Cię regulamin, gdy zatrudniasz już co najmniej 20 osób. Liczba ta uwzględnia również zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. W przypadku, gdy zatrudniasz mniej niż 20 osób, masz prawo do wprowadzenia regulaminu, ale nie jest to obowiązkowe.

Regulamin pracy i wynagradzania będąc pracodawcą ustalasz sam, chyba że w Twoim przedsiębiorstwie działa zakładowa organizacja związkowa. W takim przypadku ustalasz go w porozumieniu z tą organizacją. Tworząc dokument pamiętaj o tym, aby treść jego nie łamała obowiązującego prawa według KP.

Po ustaleniu końcowej wersji regulaminu pracy i wynagradzania poinformuj wszystkich pracowników o jego treści po przez pismo ogólne, intranet lub tablicę ogłoszeń. Po upływie 2 tygodni od tego czasu regulamin pracy i wynagradzania wchodzi do porządku firmy.

Po upływie 2 tygodni od tego czasu regulamin wchodzi do porządku firmy

W przypadku nowych zatrudnionych zapoznaj ich z regulaminem pracy i wynagradzania oraz uzyskaj pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z panującymi prawami obowiązującymi w firmie. Poniżej przedstawiam szerokie omówienie wszystkich elementów regulaminu pracy i wynagradzania. Uwzględnij je podczas pisania tego dokumentu we własnej firmie.

Regulamin pracy i wynagradzania | Elementy

Przepisy początkowe regulaminu pracy i wynagradzania

W pierwszej jego części umieść przepisy wstępne. Poinformuj o podstawie prawnej do obowiązku wprowadzenia tego regulaminu. Jest to art. 104 §2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. KP (Dz. U. z 2008 r. poz. 917 z późn. zm.). Dodaj tu również, że jest on aktem prawa zakładowego, który ma za zadanie ustalić obowiązujący porządek w miejscu zatrudnienia.

A także, że dotyczy zarówno pracowników jak i pracodawcy. W kolejnym podpunkcie umieść informację o tym, że zawsze przed przyjęciem do pracy, zaznajamiasz przyszłych zatrudnionych z obowiązującym regulaminem.

Osoba ta otrzymuje do podpisania oświadczenie o zapoznaniu się z dokumentem. Takie oświadczenie możesz dodać do regulaminu jako załącznik. Wyszczególnij również w dwóch podpunktach kto występuje jako pracodawca, a kto jest uważany za pracownika.

Porządek w procesie zatrudnienia i jego organizacja

Na samym początku wpisz adres siedziby firmy. Opisz na czym polega organizacja działalności w Twoim przedsiębiorstwie. Opisz krótko na jakiej zasadzie polega podział zadań pomiędzy samodzielnymi komórkami. Jeśli firma jest na tyle duża i posiada dyrektorów oraz kierowników poszczególnych działów, zaznacz komu bezpośrednio podlegają zatrudnieni.

W tym miejscu wskaż również kto jest odpowiedzialny i za jakie stanowiska zatrudnienia do wyznaczania zastępstw w miejsca osób niebędące w danym dniu. Tyczy się to zarówno stanowisk kierowniczych jak również zatrudnionych najniższego szczebla. W kolejnym podpunkcie oznajmij, że pracownik powinien wykonywać polecenia bezpośredniego przełożonego.

Natomiast jeśli polecenie zostało wydane przez kierownika wyższego szczebla, zobliguj podwładnego do konieczności poinformowania swojego zwierzchnika o tym fakcie. Bardzo ważnym podpunktem jest określenie w jakich okolicznościach nowa osoba może rozpocząć pracę.

Foto:pxhere.com

Wyszczególnij tu przynajmniej te podpunkty, o których wspominam poniżej:

• powinna przejść badania lekarskie, chyba że zaistniała sytuacja wskazana w art. 229 §1 K.p.,
• otrzymała umowę o pracę zgodnie z art. 29 K.p.,
• otrzymała informację z jakim ryzykiem wiąże się wykonywanie danego zawodu,
• została przeszkolony z zakresu bhp oraz ppoż.,
• otrzymała wszelką odzież oraz obuwie ochronne, jak również inne zabezpieczenia wymagane do bezpiecznego wykonywania zadań.

Dodatkowo warto dodać, że obowiązkiem przełożonego jest przydzielenie pracownikowi miejsca wykonywania pracy oraz potrzebnych do tego narzędzi. Poucz również o tym, że zawsze po zakończeniu obowiązków pracowniczych każde jego miejsce powinno być uporządkowane oraz zabezpieczone.

Obowiązki i prawa stron w regulaminie pracy i wynagradzania

W tej części regulaminu pracy i wynagradzania wymień wszystkie Twoje obowiązki jako pracodawcy, a więc:

• prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem,
• możliwość oraz pomoc w podnoszeniu kwalifikacji,
• wypłacanie w terminie pensji,
• optymalna optymalizacja czasu pracy,
• informowanie zatrudnionych o ich prawach i obowiązkach,
• zapobieganie mobbingowi,
• traktowanie w sposób równy,
• informowanie o innych dostępnych miejscach zatrudnienia w przedsiębiorstwie.

Zgodnie z przepisami poinformuj swoich podwładnych również, o tym, że jesteś zobligowany do przestrzegania regulacji o ochronie danych osobowych.

O obowiązku tym mówi rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000).

Jako pracodawca posiadasz również prawa. Zaznacz, że masz prawo do określania zakresu obowiązków pracowników jak również do ich rozliczania z ich realizacji. Poinformuj o możliwości korzystania z wartości jaką wypracowują zatrudnione osoby jak również o możliwości wydawania poleceń w ramach wykonywanej pracy. Pracownicy również powinni przestrzegać swoich obowiązków.

Uwzględnij w regulaminie pracy o obowiązku sumiennego i zgodnego z wytycznymi wykonywaniu powierzonej mu pracy. Dodatkowo nie zapomnij dodać o konieczności przestrzegania ustalonego czasu pracy, zasad współżycia społecznego oraz przepisów bhp i ppoż.

Jako kolejny podpunkt ujmij konieczność przestrzegania tajemnic firmowych, organizacyjnych oraz handlowych. Jak również to, że zatrudniony ma obowiązek dbać o dobro przedsiębiorstwa i jego pozycję. Zarówno w trakcie wykonywania pracy, ale też na koniec w pełni rozliczając się ze wszystkich zadań, przedmiotów i urządzeń.

Ujmij konieczność przestrzegania tajemnic firmowych, organizacyjnych oraz handlowych

Wymień listę czynności i sytuacji jakie są zabronione. Do tego typu sytuacji zalicz picie alkoholu lub zażywanie środków odurzających zarówno w miejscu pracy jak również przychodzenia do pracy pod ich wpływem. Korzystania z narzędzi i urządzeń firmy do celów prywatnych. Jak również ujawniania jakichkolwiek danych, które są danymi objętymi ochroną danych osobowych.

Zaznacz, że w przypadku podejrzenia o spożycie niedozwolonych środków możesz odsunąć go od wykonywania zadania. Natomiast pracownikowi w takim przypadku przysługuje praw do zakwestionowania i możliwość poddaniu się badaniu.

Samo sprawdzanie np. stany trzeźwości pracownika powinno być wykonane przez odpowiednie służby. Regulamin pracy i wynagradzania powinien zawierać również wyszczególnione prawa zatrudnionych osób w przedsiębiorstwie, w którym pracują.Pracownik ma prawo w przypadku stwierdzenia mobbingu do rozwiązania umowy oraz możliwość dochodzenia o odszkodowanie.

Okresy rozliczeniowe oraz organizacja czasu

W tej części regulaminu pracy i wynagradzania określ co to jest czas pracy, na czym on polega. Zaznacz również, że pracownik na obowiązek być już gotowy do wykonywania swoich zadań o godzinie, o której rozpoczyna swój czas.

Ujmij w regulaminie czas jaki pracownik powinien pozostawać do dyspozycji firmy w ciągu dnia oraz pięciodniowego czasu pracy. Im bardziej szczegółowo określisz wszelkie wytyczne w regulaminie, tym łatwiej późnej będzie rozstrzygać nieporozumienia i spory.

Pamiętaj o tym, aby wszelkie reguły jakie określasz w tym dokumencie nie były bardziej niekorzystne niż określa to Kodeks Pracy. W takim przypadku to KP będzie miał zastosowanie co do reguł panujących w przedsiębiorstwie.

Foto:pxhere.com

Określ w jakie godziny pracy obowiązują poszczególne grupy pracowników. Jeśli system jest zmianowy, ujmij również poszczególne zmiany i określ dokładnie ich czas. Jeśli jakaś grupa w Twoim przedsiębiorstwie wykonuje również zadania na zmianie nocnej, poinformuj o dodatkowym sposobie wynagradzania.

Poinformuj w regulaminie pracy i wynagradzania jakim grupom pracowników przysługują dodatkowe przerwy. Np. jeśli są to osoby wykonujący pracę przed komputerem to przysługuje im 5 minutowa przerwa po każdej pełnej godzinie pracy przed monitorem. Tego typu przerwy są wliczone do czasu pracy.

Ważnym elementem regulaminu jest określenie, kiedy i na jakiej zasadzie jest naliczany nadliczbowy czas. O ile w przypadku umowy w pełnym wymiarze czasu jest to przekroczenie 8 godzin na dobę, o tyle w niepełnym wymiarze wymaga to określenia.

Godziny nadliczbowe mogą być wykonywane tylko po uprzednim poleceniu przełożonego. Dodatkowy sposób wynagradzania za nadliczbowe nadgodziny ujmij w części regulaminu dotyczącej wynagradzaniu. Określ również na jakich zasadach, w zamian za godziny nadliczbowe, zatrudniony może uzyskać czas wolny od pracy.

Poinformuj jakim grupom pracowników przysługują dodatkowe przerwy wliczone do czasu pracy

Udzielając wolnego czasu na podstawie godzin nadliczbowych, masz prawny obowiązek udzielić go o połowę więcej niż przepracowany czas. Jako pracodawca określ również, ile i jakiego typu odpoczynek przysługuje w trakcie tygodniowego trybu zatrudnienia.

Zaznacz, że pracownik ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę. Sytuacja ta się zmienia, jeśli występuje konieczność ochrony życia lub zdrowia drugiego człowieka. Dodatkowo zatrudniony ma prawo do nieprzerwanego 35 godzinnego odpoczynku w trakcie tygodniowego czasu pracy.

Zwolnienia oraz usprawiedliwianie nieobecności

W tej części regulaminy pracy i wynagradzania umieść obowiązki jakie ma pracownik za każdym razem, gdy przychodzi do miejsca zatrudnienia oraz w przypadku zamiaru nie przyjścia. Zaznacz, że w przypadku zamiaru niepojawienia się ma obowiązek poinformować swojego przełożonego. W takiej sytuacji powinien on podać przyczynę oraz czas trwania jego nieobecności.

Wymień również formy w jaki sposób pracownik może usprawiedliwić swoją nieobecność. Dokumentem takim może być zaświadczenie lekarskie, wezwanie do wstawienia się w organie administracji rządowej, sądzie, policji itd. Pracownik powinien dostarczyć tego typu usprawiedliwienie w pierwszy dzień pracy po dniach wolnych.

Zaznacz również, że w przypadku, jakiegokolwiek opuszczenia miejsca wykonywanych działań, osoba ta musi uzyskać zgodą bezpośredniego przełożonego. W przypadku, gdy pracownik opuści miejsce pracy bez zgody, narusza regulamin pracy i będzie musiał ponieść konsekwencje.

Wymień formy w jaki sposób pracownik może usprawiedliwić swoją nieobecność

Podobnie dzieje się w przypadku spóźniania się. W takiej sytuacji zatrudniony powinien odrobić czas spóźnienia, aby uzyskać za ten czas wynagrodzenie. Jako zatrudniający możesz udzielić zwolnienia z pracy na wniosek pracownika. Natomiast w takiej sytuacji wynagrodzenie za ten czas nie przysługuje, chyba że wcześniej ten czas został odrobiony.

Urlop wypoczynkowy – Regulamin pracy i wynagradzania

Ujmij w regulaminie pracy i wynagradzania prawo zatrudnionego do płatnego corocznego urlopu wypoczynkowego. Poinformuj o konieczności uzgodnienia terminu jego rozpoczęcia. Urlop wypoczynkowy może być wykorzystany przez pracownika w jednej lub wielu częściach z czego co najmniej jedna część powinna wynosić 14 dni kalendarzowych.

Zamieść również informację, że jeśli pracownik nie wykorzystał całego urlopu, ma możliwość wykorzystania go do końca września następnego roku.

Poinformuj również o możliwości wzięcia 4 dni urlopu na żądanie. Zaznacz, że w okolicznościach wyjątkowych o ile nie były one znane przed rozpoczęciem się urlopu pracownika, możesz resztę urlopu odwołać wypłacając ekwiwalent za resztę niewykorzystanego wolnego czasu.

Odpowiedzialność za nieprzestrzeganie regulaminu

W przypadku nieprzestrzegania regulaminu pracy przez któregoś z pracowników poinformuj o możliwości zastosowania kary upomnienia oraz kary nagany. Ustal również karę w przypadkach rażąco wykraczających i łamiących regulamin pracy i wynagradzania. Wysokość kary nie może być wyższa od jednodniowej wysokości pensji.

Do takich sytuacji można zaliczyć przyjście do pracy w stanie nietrzeźwym, picie alkoholu w czasie pracy lub nieprzestrzeganie zasad bhp i ppoż. Karę tego typu możesz zastosować tylko i wyłącznie po uprzedniej rozmowie z pracownikiem oraz określeniu jego stopnia winy.

Poinformuj go w regulaminie pracy o tym, że będzie on poinformowany o wyznaczonej karze na piśmie, oraz że kopia tego dokumentu będzie zamieszczona w jego aktach osobowych.

Wysokość kary nie może być wyższa od jednodniowej wysokości pensji

Jak również o przysługującym mu prawie o możliwości złożenia sprzeciwu w terminie do 7 dni od wystawienia pisma. W przypadku, jeśli nie odpowiesz na zgłoszenie sprzeciwu pracownika uważa się, że został on przez Ciebie zaakceptowany.

Nagrody oraz wyróżnienia za pracę

Wyróżnienia oraz nagrody są nieodzowną częścią zatrudnienia. Zamieść w regulaminie pracy informacje o formach w jaki sposób mogą być nagrodzeni lub wyróżnieni za trud włożony w rozwój firmy. Warto abyś je wymienił, pracownicy tym bardziej będą zmotywowani do działania, jeśli będą wiedzieli co mogą otrzymać w zamian za ciężką pracę.

Wynagrodzenia – termin oraz sposób

W tej części regulaminu pracy umieść informację o tym, kiedy jest wypłacane wynagrodzenie określając dokładny dzień. Poinformuj, że zgodnie z zapisem umowy wynagrodzenie będzie przelewane w formie transferu na rachunek bankowy pracownika. Natomiast w przypadkach niewyrażenia przez pracownika zgody, umieść informację o miejscu i czasie, kiedy będzie mógł wynagrodzenie otrzymać w innej formie.

Zasady BHP i PPOŻ. w regulaminie pracy i wynagradzania

Wyszczególnij obowiązki jakie musisz spełnić dbając o zdrowie i życie pracowników. W kolejnym podpunkcie wypisz wszystkie obowiązki jakie to pracownik powinien spełniać.

Uwzględnij tu:

• konieczność poddawania się okresowym i kontrolnym badaniom lekarskim,
• przestrzegania przepisów dotyczących zasad bhp i ppoż.,
• udział w szkoleniach oraz egzaminach sprawdzających wiedzę o zasadach bhp,
• stosowanie odzieży oraz środków ochrony indywidualnej oraz zbiorowej,
• czy konieczność automatycznego zawiadamiania bezpośredniego przełożonego o istniejących zagrożeniach.

Zaznacz, że pracownik może być dopuszczony do wykonywania zadań, jeśli spełni wszystkie warunki obowiązujące w tym zakresie, które określa regulamin pracy i wynagradzania. W kolejnym podpunkcie poinformuj pracowników o tym, że to pracodawca dostarcza im wszystkich środków ochrony wymaganych na określonych stanowiskach według obowiązujących przepisów.

Dodatkowo zaznacz, które elementy ochrony podlegają zwrotowi po zakończeniu zadania czy dnia pracy. Poinformuj, że pracownik może używać również własnej odzieży i obuwia ochronnego, jeśli spełnia ono wymagania bhp. Natomiast musi być to wcześniej uzgodnione z bezpośrednim przełożonym.

Pracownik może być dopuszczony do wykonywania zadań, jeśli spełni wszystkie warunki obowiązujące w tym zakresie, które określa regulamin pracy i wynagradzania

W takim przypadku poinformuj pracowników, że zostaną im wypłacone ekwiwalenty pieniężne zgodnie z ich wartością. Zadbaj również o środki czystości niezbędne do utrzymania higieny osobistej.

Ochrona kobiet i pracowników młodocianych

Do Twojego obowiązku należy stworzenie wykazu prac jakie zarówno kobiety jak również osoby małoletnie nie mogą wykonywać. Może być to wyszczególnione w tym podpunkcie jak również zamieszczone w formie załącznika. Poinformuj również, że w zakresie ochrony kobiet oraz pracowników młodocianych zastosowanie ma Kodeks Pracy.

Przepisy końcowe regulaminu

W przepisach końcowych wyszczególnij na jaki okres ten regulamin pracy i wynagradzania jest wprowadzony. Zaznacz również, że regulamin wchodzi w życie po 14 dniach od upublicznienia. W ten sposób dajesz prawo do zapoznania się wszystkim pracownikom z jego treścią.

Zaznacz, że regulamin pracy i wynagradzania może ulec zmianie o czym pracownicy zostaną poinformowani. Regulamin pracy i wynagradzania powinien być przedstawiony pracownikowi w formie pisemnej. Natomiast pracownik po zapoznaniu się z nim powinien złożyć własnoręczny podpis.

Ostatnią adnotacją jaka powinna się znaleźć jest informacja, iż w przypadku braku uregulowań w regulaminie pracy i wynagradzania zastosowanie ma KP. Dodatkowym załącznikiem regulaminu pracy i wynagradzania powinno być krótkie oświadczenie pracownika o tym, iż zapoznał się on z obowiązującym regulaminem pracy, zasadami bhp oraz przepisami ppoż. jak również zasadami postępowania z informacjami poufnymi.

Źródło: Artykuł opracowany na podstawie informacji dostępnych na biznes.gov.pl